Opanuj sztukę prowadzenia zespołów krótkoterminowych

Opanuj sztukę prowadzenia zespołów krótkoterminowych

W dzisiejszej pracy menedżerowie, a w związku z tym wszyscy pracownicy, działają w świecie VUCA (Volatility,Uncertainty, Complexity, Ambiguity – Zmienność, Niepewność, Złożoność, Niejasność). Można powiedzieć, że świat wokół zmienny, niejasny, niesłychanie skomplikowany i wieloznaczny. Te zjawiska radykalnie zmieniły sposób w jaki działają zespoły projektowe. Zauważmy ponadto, że lojalność pracowników wobec pracodawcy jest też różna. Wielu menedżerów miało do czynienia ze zjawiskiem, kiedy o wartości swojego pracownika dowiadywało się w momencie jego odejścia do lepiej płatnej pracy. Wówczas konieczne było szybkie przeorganizowanie pracy.

Poszukiwanie oszczędności przez firmy, także niejednokrotnie skutkowało zmniejszeniem zespołu, co mogło istotnie naruszać funkcjonowanie zespołów projektowych. Co więcej pracownicy biorą udział w pracach wielu zespołów projektowych równocześnie, co powoduje, że w każdym z nich minimalizują własne zaangażowanie, wiedząc, że za moment zostaną oddelegowani do kolejnego zespołu, zadania. W tej sytuacji umiejętność wydobywania z pracowników ich najlepszych kompetencji, sztuka motywowania, ale też i organizowania pracy są bardzo ważne, by nie powiedzieć pierwszoplanowe.
Trzy obszary, jakie powinieneś rozwinąć, jeśli chcesz efektywnie pracować w krótkoterminowych zespołach.
Zarządzanie uwagą
W czasie pracy są tysiące bodźców, które zakłócają funkcjonowanie naszej uwagi, ale też zakłócają skupienie innych osób. Absolutnie kluczową kompetencją we współczesnym świecie jest umiejętność zarządzania uwagą swoją i innych osób. Jeśli nie będziesz panował nad swoją uwagą, będziesz kierowany przez zewnętrzne okoliczności. Podobnie jeśli nie będziesz potrafił zarządzać uwagą członków zespołu – nie uzyskasz wiele z ich obecności na spotkaniu.
  1. Ćwicz swoją uwagę, aby zawsze wiedzieć, na co ją kierujesz.
  2. Świadomie zarządzaj tym, co rozprasza Cię w trakcie pracy. Rozwiń umiejętność świadomego sterowania własną uwagą, zmieniania jej celu w sposób świadomy. Zarządzaj różnymi rodzajami uwagi. Pozbądź się niekoniecznych dystraktorów.
  3. Wytrenuj umiejętność robienia jednej rzeczy na raz. Pomimo tego, że możesz realizować wiele projektów, to jednak w danej chwili rób jedną rzecz na raz. Trenuj swój umysł w jednozadaniowości.
  4. Naucz się odpoczywać wtedy, kiedy możesz. Naucz się relaksować „na życzenie”. Naucz się lepiej zarządzać swoim stresem. Dbaj o swoje zasoby energetyczne.
Poznanie samego siebie
Prowadzenie zespołu to jedna z ważniejszych umiejętności menedżerskich. Ale prowadzenie krótkoterminowego zespołu jest znacznie bardziej wymagające. Musisz nastroić siebie jak instrument przed koncertem. Aby móc to zrobić musisz wiedzieć o sobie dużo. Jaki jest Twój styl menedżerski? Jakie są Twoje silne i słabe strony w trakcie prowadzenia zespołu? Co o Tobie myślą inne osoby z zespołu?
  1. Szczególnie ważną kompetencją w pracy krótkoterminowych zespołów projektowych jest inteligencja emocjonalna. Musisz umieć rozpoznać, nazwać wyrazić swoje emocje, jak i emocje innych członków zespołu. Inteligencję emocjonalną można rozwijać, choć wymaga to treningu.
  2. Poznaj siebie, jako menedżera. Istnieje wiele kwestionariuszy, które ułatwią Ci autodiagnozę.
  3. Dowiedz się, co o Twoich siłach i słabościach sądzą inne osoby, możesz spróbować oceny 260 stopni. A przynajmniej porozmawiaj z osobami, które Cię znają i mogą Ci powiedzieć w czym jesteś dobry, a co warto byłoby poprawić.
  4. Przypomnij sobie zebrania, które zakończyły się sukcesem. Co takiego zrobiłeś, że efekty był pozytywny? Jakie Twoje zachowania do tego doprowadziły? Czy możesz je powtórzyć?
Sztuka organizowania zebrań
Według badań menedżerowie przeciętnie spędzają połowę swojego czasu na zebraniach. Jednakże znacząca część tych zebrań kończy się zanim zostaną podjęte wiążące decyzje, co skutkuje faktem, że 85% menedżerów nie jest zadowolona z ich przebiegu. Musisz poznać zasady i techniki przygotowywania i prowadzenia efektywnych spotkań. Zwłaszcza wtedy, kiedy masz mało czasu.
  1. Wzmacniaj otwartość. Podczas zebrań, czy chcemy tego czy nie, ludzie często odczuwają rozmaite obawy i lęki. Boją się, że wypadną głupio, niezdarnie, niezbyt twórczo. Obawiać się mogą, że wyjdą na ludzi, którzy nie znają się na swojej pracy.
  2. Stwórz zaufanie. Zaufanie podczas zebrań wynika głównie z faktu, że osoby biorące w nim udział znają się i sobie ufają już wcześniej, ponieważ miały okazję współpracować ze sobą. Jeśli tak nie jest, dbaj o stworzenie klimatu zaufania.
  3. Zadbaj o komfort uczestników. Wydaje się to oczywiste, jednak warto podkreślić wagę tego elementu. Wiele badań pokazuje, bowiem dziwne zjawisko, polegające na tym, że niedogodności fizyczne łatwo przekształcają się w negatywne emocje
  4. Zadbaj o różnorodność widzenia spraw omawianych podczas zebrania.
  5. Spotykaj się twarzą w twarz, kiedy to tylko możliwe.
  6. Uszanuj fakt, że ludzie mają ograniczoną pojemność uwagi. Skupienie uwagi, koncentracja, ale też uwaga swobodna są krytycznym czynnikiem efektywnego zebrania.
  7. Sam bądź skupiony, uważny i obecny.
  8. Nadaj zebraniu strukturę.

 

Jarosław Chybicki

Z wykształcenia psycholog. Absolwent Uniwersytetu Gdańskiego, Paryskiej Sorbony oraz wielu kursów prowadzonych w USA, Niemczech oraz Rosji. Certyfikowany instruktor Mindfulness. Autoryzowany użytkownik Leadership Development Framework we współpracy z Harthill z Anglii. Certyfikowany coach Focus Energy Balance Indicator (FEBI). Współpracuje z Meta Integral, Dana Carman Integral, Focus Leadership z USA. Członek - założyciel International Partnership for Assessment and Development. Założyciel firmy doradczej i szkoleniowej. Po sprzedaży firmy pracuje jako konsultant, coach i trener. Prowadził zajęcia m. in. na: Akademii Leona Koźmińskiego, Politechnice Gdańskiej, Uniwersytecie SWPS, Uniwersytecie Gdańskim. Autor wielu publikacji z zakresu zarządzania i przywództwa, w tym dotyczących zarządzania integralnego, zarządzania przez wartości, psychologii pozytywnej w biznesie, uważności w pracy. Napisał książkę "Skup się! Trening mindfulness dla zestresowanych pracą" oraz "Uważna fotografia". Aktywista społeczny, członek stowarzyszeń koncentrujących się na rozwoju osobistym i zawodowym. Prywatnie pasjonat fotografii.
Close Menu